Как работать с ЕГАИС магазинам и заведениям общепита

ЕГАИС или Единая государственная автоматизированная информационная система создана для контроля производства, поставок и реализации алкогольной продукции на территории России. Система фиксирует движение товара на всех этапах: от производителя или импортера до конечного покупателя. 

Благодаря этому государство контролирует легальность происхождения продукции и сокращает объем контрафакта на рынке. Каждая операция с алкоголем отражается в системе, что позволяет отслеживать товар по всей цепочке поставок.

Несмотря на схожую задачу контроля товарооборота, ЕГАИС и «Честный знак» выполняют разные функции. ЕГАИС используется исключительно для алкогольной продукции. Учет крепкого алкоголя ведется с помощью федеральных специальных марок (ФСМ), каждая из которых имеет уникальный идентификатор.

Система «Честный знак» охватывает широкий перечень товаров: обувь, одежду, табачную продукцию, лекарства, молочную продукцию, парфюмерию и многие другие категории. Идентификация товара осуществляется через код DataMatrix.

Обратите внимание: при работе со слабоалкогольной продукцией, например, при производстве и продаже пива, медовухи и других напитков, участники оборота должны вести учет сразу в двух системах — ЕГАИС и «Честный знак». 

Работать с системой ЕГАИС должны практически все участники алкогольного рынка. К ним относятся:

• производители алкогольной продукции;
• импортеры;
• оптовые компании и дистрибьюторы;
• розничные магазины;
• предприятия общественного питания.

Без регистрации в системе законно принимать, хранить и продавать алкогольную продукцию невозможно.

Существуют исключения. Работать с ЕГАИС не нужно организациям и предпринимателям, которые используют алкоголь исключительно как ингредиент при производстве пищевой продукции. Например, при изготовлении кондитерских изделий или десертов.

Однако если организация использует алкоголь для приготовления напитков или коктейлей и продает их посетителям, требования по работе с ЕГАИС сохраняются.

Для начала работы с ЕГАИС необходимо выполнить несколько действий.

1. Получить квалифицированную электронную подпись

КЭП необходима для регистрации в системе и подписания электронных документов. Для хранения сертификата потребуется защищенный USB-носитель, например JaCarta или Рутокен.

2. Зарегистрироваться в личном кабинете ЕГАИС

Это можно сделать только с помощью электронной подписи. После регистрации организация получает доступ ко всем функциям системы.

3. Сформировать RSA-ключ

Этот сертификат используется для защищенного обмена данными между учетной системой компании и ЕГАИС. Важно учитывать, что отдельный ключ оформляется для каждого объекта учета: магазина, склада, ресторана или бара.

4. Установить универсальный транспортный модуль

УТМ — специальное программное обеспечение, которое обеспечивает передачу данных между учетной системой компании и государственными сервисами. Без установленного УТМ обмен информацией с ЕГАИС невозможен.

5. Добавить торговые объекты

После регистрации необходимо внести сведения обо всех местах хранения и продажи алкогольной продукции.

6. Настроить интеграцию

На финальном этапе необходимо настроить интеграцию УТМ с товароучетной системой и кассовым программным обеспечением.

Для полноценного учета алкоголя только подключения к системе недостаточно. Необходимо оборудование для работы с алкогольной продукцией.

• Онлайн-касса. ККТ фиксирует расчеты с покупателями и передает данные оператору фискальных данных и в налоговые органы.
• 2D-сканер. Используется для считывания федеральных специальных марок и кодов маркировки. Без него продажа большинства видов алкогольной продукции невозможна.
• Терминал сбора данных. ТСД особенно полезен магазинам с большим ассортиментом. Устройство ускоряет приемку товара, проведение инвентаризаций и списание продукции.
• Компьютер с доступом в интернет. На рабочем месте должен быть установлен УТМ и другое необходимое программное обеспечение.

Какое программное обеспечение потребуется

Для корректной работы необходимо установить:

• Кассовое ПО. Программа обеспечивает взаимодействие кассы с ЕГАИС и системой маркировки, проверяет коды и передает сведения о продажах.
• Товароучетную систему. С ее помощью пользователи работают с документами, в том числе принимают накладные, подтверждают поставки, контролируют остатки и оформляют документы списания.

Рассмотрим путь алкогольной продукции от производителя до покупателя.

Производство или импорт

На этапе ввода товара в оборот производитель или импортер регистрирует продукцию в государственных системах. Для крепкого алкоголя используются федеральные специальные марки с уникальным идентификатором. Для пива, сидра, медовухи и аналогичной продукции дополнительно применяются коды DataMatrix.

Передача товара оптовым компаниям

Когда товар переходит от производителя к оптовику или дистрибьютору, сведения передаются через электронные товарно-транспортные накладные. Получатель обязан подтвердить приемку товара в системе.

Поставка в магазин или ресторан

После получения партии сотрудники сверяют фактическое количество продукции и идентификационные коды с данными накладной. Если расхождений нет, поставка подтверждается и товар ставится на учет. При выявлении ошибок формируется акт расхождений.

Продажа покупателю

При продаже кассир сканирует марку или код маркировки. Кассовая программа передает сведения в государственную систему, после чего товар считается проданным и выводится из оборота.

Что делать, если товар украден или испорчен 

При бое, порче, краже и других потерях товаров необходимо оформить акт списания в ЕГАИС и указать основание. Например «Порча товара». В системе «Честный знак» код маркировки выводится из оборота через личный кабинет с указанием причины.

Приемка продукции

Каждую бутылку необходимо проверить по данным федеральной специальной марки и электронной накладной. После проверки сотрудник подтверждает накладную или оформляет акт расхождений.

Продажа в розничной торговле

Продажа алкоголя осуществляется поштучно. Процесс выглядит следующим образом:

1. Сотрудник сканирует штрихкод товара.
2. ПО считывает федеральную специальную марку.
3. ПО отправляет информацию в ЕГАИС.
4. Товар списывается с остатков и выводится из оборота.

Работа с алкоголем в общепите

Для ресторанов и баров предусмотрен порционный учет. Если посетителю продают бутылку целиком, ее необходимо вскрыть, отсканировать код и провести через кассу. Если алкоголь продается порциями, система фиксирует первую продажу и сохраняет остаток по конкретной бутылке. В дальнейшем бармен списывает объемы по мере реализации. При использовании алкоголя в составе коктейлей или блюд оформляется акт списания с указанием фактически использованного объема.

Пивная продукция требует одновременного учета в ЕГАИС и системе «Честный знак».

Приемка пива

При поставке необходимо проверить:

• электронную накладную в ЕГАИС;
• универсальный передаточный документ;
• коды маркировки в системе маркировки.

Товар принимается только после того, как все данные проверены. Поэкземплярный учет необходимо вести для продукции:

• пива в кегах с датой производства от 1 марта 2025 года;
• пива в потребительской упаковке с датой производства от 1 сентября 2025 года.

Если есть любые расхождения, партию отклоняют либо оформляют акт расхождений.

Продажа фасованного пива

При продаже пива в бутылках кассир сканирует код DataMatrix. Программа проверяет его статус и только после положительного ответа разрешает завершить продажу.

Продажа разливного пива

Для пива в кегах действует механизм частичного выбытия. После постановки кега на кран информация передается в систему маркировки. Далее при каждой продаже фиксируется объем отпущенного напитка и автоматически рассчитывается остаток. Когда пиво закончится, кег полностью выводиться из оборота в системе «Честный знак».

Общепит

При реализации напитков на розлив учет также ведется по объему. Если продукция используется при приготовлении блюд или коктейлей, сведения о выбытии необходимо передать в систему в установленные сроки.

Списание алкогольной продукции

Любые потери должны быть документально оформлены. Основанием могут быть:

• бой продукции;
• порча;
• недостача;
• кража;
• использование в производственных целях.

Для этого оформляются специальные акты списания с указанием причины выбытия товара.

Несоблюдение правил работы с ЕГАИС может обернуться серьезными последствиями для бизнеса. В зависимости от характера нарушения контролирующие органы вправе:

• применить административные штрафы;
• конфисковать алкогольную продукцию;
• приостановить деятельность;
• применить иные меры, предусмотренные законодательством.

Поэтому важно не только подключиться к системе, но и регулярно контролировать корректность учета, оформления документов и передачи данных.